La versione contemporanea dello schedario, il CRM, ha ampiamente superato questi limiti, tanto che il paragone con lo strumento tradizionale risulta piuttosto riduttivo.
Esistono CRM diversi per generazione, funzionalità e complessità, ma il principale fattore che li differenzia è come vengono fruiti e chi li utilizza. Il problema è che alcuni responsabili delle vendite non usano ancora questo sistema, ritenendolo poco interessante per le loro mansioni, senza rendersi conto delle sue reali opportunità.
A seguire, 3 consigli per aumentare e migliorare l’uso del CRM da parte del sales.
Oggi sembra assurdo che i responsabili commerciali delle aziende usino uno schedario fisico come strumento di lavoro, per organizzare i contatti e i dati dei clienti. Questo tipo di supporto, utilizzato per anni dal sales come archivio e rubrica, aveva naturalmente molti limiti, tra cui l’impossibilità di essere condiviso con gli altri componenti del team in contemporanea e di essere sincronizzato con altre attività che venivano realizzate.
Eppure, in molti hanno difficoltà a rapportarsi con i software, lamentandosi della loro eccessiva complessità, e preferiscono gli strumenti più analogici.
Vediamo allora 3 consigli per convincere la forza vendita, nei prossimi paragrafi.
Fare un’attività conoscendo bene il fine a cui è rivolta facilita la motivazione e aumenta il desiderio di realizzarla prima e nel miglior modo possibile.
Un utile consiglio per aumentare l’utilizzo del crm software da parte del sales potrebbe essere spiegare alle persone perché questo strumento può aiutarle nel lavoro.
Ad esempio, va condiviso in modo chiaro in che modo possa essere impiegato per realizzare dei report e delle proiezioni sui risultati delle varie attività.
La comunicazione di questi risultati e la visibilità del contributo che apporta ogni singolo professionista motiva a realizzare gli obiettivi e a contribuire alla crescita dell’azienda.
Inoltre, la maggior parte delle aziende SaaS grazie al CRM può mettere a punto un monitoraggio dei traguardi ottenuti, tenendo sotto controllo i contratti in prossima chiusura e condividendo le possibilità di successo.
Rendere consapevole il dipartimento commerciale permette di mettere in evidenza come l’operato di ognuno influenzi quello di tutti. Se il CRM viene utilizzato correttamente, ogni professionista può gestire in modo più efficace i suoi affari e finalizzare più contratti.
Le potenzialità insite in un sistema di CRM vanno divulgate con momenti e strumenti specifici. Ogni nuovo commerciale che entra in azienda dovrebbe ricevere un’adeguata formazione, così che siano chiare le varie funzioni del CRM che dovrà monitorare o aggiornare a sua volta.
La gestione dei contatti va spiegata fase per fase, chiarendo il significato dei vari step e le attività che dovrebbero fare i commerciali nelle varie fasi, ma anche quali campi del CRM devono essere compilati una volta compiuto uno specifico passaggio.
Per l’azienda tutte queste informazioni sono utili per capire quali sono i partner che offrono maggiori opportunità o dove sono le carenze da risolvere.
Grazie alla formazione iniziale, ogni venditore può dare da subito il suo contributo, aggiornandosi quando occorre: creare delle guide (audio, video o documenti di testo) che siano riassuntive dei principali utilizzi del CRM può essere utile a risolvere dubbi in qualsiasi momento operativo.
Come per tutte le attività di marketing, i dati aiutano a valutare i risultati delle attività. Questo vale anche per il sistema CRM: i dati di base, come gli accessi utente, le chiamate effettuate, le email inviate e le offerte create, danno un’idea se il software è effettivamente utilizzato dal team di vendita per tenere traccia delle informazioni e delle attività.
L’ideale è fare anche dei controlli periodici per verificare se vengono utilizzati strumenti più evoluti, come l’aggiornamento sullo stato delle attività: se un commerciale ha un alto numero di task accumulati e non chiusi, probabilmente non sta aggiornando il CRM.
Ci sono poi dei campi da tenere sotto controllo che dipendono dalla specifica azienda. Ad esempio, se si tratta di un’impresa nata dalla fusione di due realtà, avrebbe senso tenere traccia delle responsabilità e dei compiti di ciascun ramo d’azienda, per capire le percentuali di business realizzate da ciascuno.
Il personale di vendita va sensibilizzato sull'importanza di queste operazioni e dello specificare per ogni affare in corso qual è la linea di business a cui fa riferimento.
Per sviluppare un buon utilizzo del CRM occorre quindi creare una specifica cultura nei responsabili alle vendite, attraverso la formazione e l’aggiornamento continuo. Investendo in questo tipo di approccio, si può davvero trasformare il CRM in uno strumento che non sia solo un archivio di contatti, ma un mezzo attivo e dinamico che aggiorna in tempo reale tutti i dipendenti sui risultati e sugli andamenti dell’azienda, offrendo spunti e informazioni fondamentali a supporto del business.
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