Affidarsi a fogli excel e a documenti smistati su più sistemi, infatti, non solo rallenterà i processi, ma incrementerà il rischio di perdere importanti opportunità di business. Ne parliamo nell’articolo di oggi: continua la lettura per non perderti i consigli su come selezionare il CRM perfetto.
A prescindere dalle dimensioni di un’azienda e dai suoi volumi di fatturato, un CRM software è essenziale per rimanere competitivi nei mercati di riferimento.
Ecco alcune delle funzioni più strategiche offerte da uno strumento di questo tipo:
Sebbene i vantaggi siano concreti e tangibili, non è facile optare per lo strumento giusto. Oltre al tema dell’ampia offerta e della disponibilità di sempre nuove tecnologie tra cui scegliere, è necessario considerare anche il grado di personalizzazione, le opzioni di integrazione e – non da meno – le effettive esigenze dell’azienda. Quest’ultime, infatti, fungono da ago della bilancia nella scelta di un sistema adatto.
Tutte queste informazioni possono essere molte da digerire, per questa ragione abbiamo preparato una lista di 6 pratici e chiari consigli da seguire per scegliere il giusto CRM: cominciamo!
Entrambe le soluzioni presentano possibili pro e contro.
Con una soluzione in cloud, non è necessario disporre di un server o di competenze tecniche. È sufficiente accedere al CRM dal browser e il gioco è fatto: tutte le informazioni risiedono qui. Tuttavia, è fondamentale disporre di una connessione internet stabile ed essere sempre online, altrimenti non sarà possibile accedervi.
Con una soluzione on-premise, il software è di proprietà ed è ospitato fisicamente nella sede aziendale. In questo modo, si ha accesso diretto al server e non sono previsti costi di abbonamento ricorrenti. Qui, uno dei contro può essere rappresentato dalla necessità di avere personale IT dedicato e dall’acquisto di hardware e software specifici.
Le aziende sono uniche in termini di processi, database di clienti e dinamiche di crescita.
Per questo motivo, optare per funzioni standard, basilari o poco flessibili non si sposa con una visione di business che punta al futuro. È necessario optare per un software scalabile e strutturabile con funzioni sempre aggiuntive.
Con la crescita dell’azienda, cresceranno anche le esigenze di CRM. Per questo motivo è necessario assicurarsi che la soluzione CRM scelta possa essere facilmente aggiornata alla versione successiva più completa.
Un'altra cosa da ricordare è che molto spesso i software CRM sono dotati di molte funzioni che devono interessare un’ampia platea. Ma è giusto investire in funzioni di cui non si ha bisogno o che non si utilizzano?
Occorre chiedersi, dunque, se l’azienda utilizzerà tutte le funzionalità che un CRM può offrire. Da cosa partire per fare questa valutazione? Dai fatti! Ad esempio, il dipartimento sales potrebbe aver bisogno di un CRM con tool di vendita avanzati e la possibilità di estendere l’utilizzo ai propri device, mentre il team di comunicazione potrebbe aver bisogno di accedere solo alle funzionalità di marketing.
Una cosa è chiara: è fondamentale optare per un CRM in grado di adattarsi alle esigenze più specifiche!
Questo è uno degli aspetti più importanti da considerare quando si sceglie un CRM per la propria azienda.
Il CRM ha l’obiettivo di semplificare le operazioni aziendali, per questo motivo è necessario assicurarsi che il sistema possa integrarsi con applicazioni già esistenti.
Non stiamo parlando solo di Office 365 o Google G-Suite, ma anche di eventuali ERP o software di contabilità, piattaforme per le risorse umane, il sito web, i moduli per importare nuovi contatti, le piattaforme di fatturazione, di eCommerce, per registrare le transazioni o quelle di marketing.
Un consiglio è quello di non acquistare mai un software o un abbonamento a un CRM in cloud a scatola chiusa.
La soluzione migliore è cercare di ottenere una demo – se possibile personalizzata - per poi passare a una prova gratuita.
Con una demo, il commerciale può guidare l’azienda alla scoperta delle impostazioni del software ed è possibile entrare nel merito di specifiche esigenze aziendali. Allo stesso modo, la prova gratuita serve per toccare con mano, approfondire e testare tutte le funzioni, raccogliendo anche alcune considerazioni rispetto a ciò che funziona meno nel sistema.
Uno dei criteri più importanti nella scelta di un sistema CRM è la sensazione generata dall'esperienza di utilizzo. Il software è un supporto utile ed efficace? È intuitivo? Oppure qualche processo è rallentato o poco smart?
Tutti questi elementi costituiscono e completano l'esperienza dell'utente.
Quindi, in fase di prova del sistema CRM, è bene dedicare del tempo alla valutazione dell'interfaccia utente del sistema e alla semplicità d'uso e passaggio da varie funzioni.
L'ultimo punto, ma non per importanza, è la disponibilità nel CRM di funzionalità GDPR.
Con l'entrata in vigore del GDPR, la conservazione dei dati del cliente assume ancor più significato. Un sistema CRM pronto per il GDPR aiuta a gestire queste informazioni in modo più efficiente. In che modo?
Ad esempio, se un cliente vuole essere rimosso dal database, occorre essere in grado di soddisfare la sua richiesta e inviare una conferma di cancellazione. E ancora, se il cliente richiede un report elettronico di tutti i dati memorizzati su di lui nel CRM, è necessario poterlo generare.
Una soluzione avanzata, con un solo clic, permetterà di ottimizzare tempo e risorse - invece di rimuovere manualmente i dati dei clienti da più database di vendita, marketing e assistenza clienti, azione che porta molto spesso all'errore umano.
Senza dubbio, il CRM svolge un ruolo fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Indipendentemente dalle sue dimensioni, è sempre una buona idea definire le esigenze, i requisiti e il budget, per poi partire alla ricerca della giusta soluzione.
Anche se molto probabilmente, in una fase iniziale, l’azienda potrebbe non aver bisogno di tutte le funzionalità e i tool offerti da un CRM software, non significa che in futuro non avrà bisogno di un contributo più avanzato.
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