Con la crescita del business, anche le revenue operations devono evolvere e diventare sempre più scalabili. Questo significa, nello specifico, automatizzare i processi di lead management per migliorare l’efficienza e diminuire il rischio di errori.
Nell’articolo di oggi, vediamo le best practice per gestire i lead in modo efficace e fare in modo che si trasformino in opportunità commerciali.
Lead management: perché è meglio automatizzare i processi
I vantaggi dell’automazione sono ben noti al giorno d’oggi: maggiore efficienza, riduzione degli errori e incremento delle performance e del business aziendale. Recenti studi sottolineano anche che, nelle aziende, i collaboratori vedono l’automazione come un importante mezzo per migliorare la produttività e la soddisfazione dei clienti.
Tuttavia, spesso le aziende b2b faticano a fare questo salto di qualità, passando da una gestione manuale dei lead a quella automatizzata.
Per superare questa sfida, coloro che si occupano di massimizzare il potenziale fatturato dell'azienda – le cosiddette Revenue Operations o RevOps – si dovrebbero focalizzare non solo su che cosa vogliono ottenere, ma anche su chi coinvolgere, quando e come farlo.
Ecco alcuni consigli!
Ragiona sul rapporto tra costi e benefici
Man mano che il team vendite continua a crescere, anche la gestione dei lead si fa più complessa. Di conseguenza, il rischio di perdere opportunità di valore diventa più concreto, soprattutto se le operazioni vengono svolte manualmente.
Ecco perché è importante che le RevOps continuino a sottolineare che cosa abbia un maggiore impatto sul business aziendale tra:
- cambiare le proprie abitudini e iniziare ad automatizzare i processi
- continuare a lavorare in manuale e perdere preziose opportunità
Per capire cosa sia meglio fare, è necessario confrontare la situazione attuale con quella idealmente futura. Ecco qualche domanda da porsi:
- Quante ore al mese vengono impiegate oggi per gestire il processo di assegnazione dei lead?
- I lead sono assegnati manualmente ai commerciali?
- Per assegnare i lead, viene utilizzato il criterio first-come, first-served o esistono criteri specifici?
Capire quali sono i pro e i contro delle procedure attuali è fondamentale per avere un’idea della situazione e poter capire come si evolve.
Utilizzare una piattaforma di marketing automation come HubSpot per l’attività di gestione dei lead permette di risparmiare molto tempo e potersi dedicare ad attività più strategiche per il business.
Quando effettuare il passaggio?
Una volta stabilita la necessità di automatizzare alcune attività relative alla gestione dei lead, bisogna iniziare subito! Più si aspetta a stabilire una procedura automatica, maggiori saranno le potenziali opportunità perse.
Stabilisci un piano per automatizzare il lead management
Esistono molti modi diversi per configurare il processo automatico di gestione dei lead e, sebbene ogni azienda b2b abbia specifiche esigenze, ci sono alcuni fattori chiave che la maggior parte delle imprese dovrebbe considerare.
1. La piattaforma di marketing automation da utilizzare
Uno strumento come il CRM di HubSpot permette ai commerciali di gestire in modo semplice logiche e parametri complessi, configurando l’assegnazione automatica in modo rapido e immediato, con tutti i vantaggi riservati dai processi automatizzati.
Ridurre la complessità e incrementare efficienza ed efficacia è proprio l’obiettivo delle revenue operations.
2. Come assegnare i contatti ai commerciali
La procedura di assegnazione può avvenire in diversi modi, che dipendono dalle esigenze dell’azienda e dal numero di commerciali a disposizione:
- Assegnazione territoriale o segmentata, che prevede l’assegnazione ai commerciali in base al luogo fisico in cui i lead si trovano o alle caratteristiche dell’azienda.
- Assegnazione bilanciata, di solito utilizzata nelle aziende medio/piccole dove sono presenti meno di 5 commerciali.
- Assegnazione strutturata, che prevede l’assegnazione dei processi di vendita più lunghi e complessi ai commerciali con maggiore esperienza e abilità nel condurre trattative
3. Cosa fare dal punto di vista operativo
L’ottimizzazione dell’assegnazione dei contatti riguarda anche l’aspetto operativo utilizzato per attribuire i lead alla forza vendita.
Come spiegato poco fa, una piattaforma di marketing automation può fare in modo che l’assegnazione avvenga in modo automatico. In alternativa, si può integrare un approccio di distribuzione tramite CRM, che prevede solo alcune funzioni automatizzate; in questo caso, saranno i commerciali a definire le logiche di assegnazione, impostandole direttamente nel CRM.
Pianifica il go-live e le azioni successive
Dopo aver valutato tutti i possibili scenari, è il momento di avviare la procedura di assegnazione automatica. È sempre consigliabile farlo in un momento della giornata in cui c’è un numero inferiore di richieste, per mitigare possibili rischi.
Soprattutto nel primo periodo, sarà necessario continuare a testare, raccogliere dati e analizzare i risultati, per capire se tutto sta funzionando come previsto o se la strategia necessita di qualche cambiamento.
Per fare un vero salto di qualità e ottenere una crescita significativa del business aziendale, è inevitabile automatizzare il processo di assegnazione dei contatti.
Nonostante i vantaggi dell’avere a disposizione una piattaforma di automation siano ormai riconosciuti, spesso per le aziende è difficile rinunciare al proprio status quo e approcciare un vero cambiamento.
I professionisti che si occupano di RevOps dovrebbero quindi capire come gestire e implementare i nuovi processi in modo strategico, con l’obiettivo di massimizzare il fatturato aziendale.
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